Как заключить официальный договор с самозанятым
Привлечение к выполнению тех или иных работ самозанятого — экономически выгодное для работодателя решение. Нет необходимости платить страховые взносы, выполнять обязанности страхового агента по НДФЛ.
В статье мы рассмотрим, как заключается договор с самозанятым, что учесть при его составлении, виды, форма и образец документа.
Обязательно ли заключать договор с самозанятым
Многих работодателей интересует, обязательно ли заключать договор с самозанятым. Прямое законодательное требование отсутствует, но игнорирование этого инструмента может привести к негативным последствиям. Документ обеспечивает прозрачность взаимоотношений между сторонами.
Зачем нужен договор с самозанятым:
- Защита прав и интересов. Документ служит гарантией защиты прав и законных интересов каждой из сторон. В соглашении четко прописываются все существенные условия сотрудничества. Сюда входит перечень предоставляемых услуг или поставляемых товаров, их стоимость, сроки выполнения обязательств и гарантийные условия.
- Предотвращение споров и конфликтных ситуаций. Четко сформулированные права и обязанности сторон, зафиксированные в письменной форме, позволяют избежать разногласий и недопонимания.
- Финансовая и налоговая прозрачность. Договор на оказание услуг с самозанятым помогает ведению открытого финансового учета. В нем четко прописаны цены на услуги и сроки оплаты. Это упрощает учет доходов и расходов для корректного расчета и уплаты налогов.
- Защита интеллектуальной собственности компании. В соглашении могут быть определены условия использования работ самозанятого, ограничения на их распространение, а также момент передачи заказчику исключительных прав.
Можно ли работать с самозанятым без договора на оказание услуг? Да, есть ситуации, когда подписание документа не требуется и даже является избыточным.
Когда договорные отношения не обязательны? Мгновенная сделка, когда сотрудничество носит разовый характер и оплата производится в момент ее совершения. Например, покупка товара, который изготовил самозанятый. Сумма сделки должна быть меньше 10 тыс. рублей.
Подтверждением факта оказания услуг или передачи товаров самозанятым в этих случаях выступает чек, который выдан через приложение «Мой налог». Этот документ является подтверждением сделки и уплаты налога.
Когда договор возмездного оказания услуг с самозанятым обязателен:
- Если сотрудничество носит систематический и длительный характер. Это позволит сторонам зафиксировать свои права и обязанности.
- Поэтапное выполнение работ. В случае, когда гражданин оказывает услуги или выполняет работы поэтапно, заключение письменного договора необходимо для определения порядка и сроков выполнения каждого этапа.
Работа без письменного соглашения возможна только в определенных ситуациях. Юридически грамотное оформление взаимоотношений — залог прозрачности бизнеса.
Виды и форма договора с самозанятым
Какой договор заключают с самозанятым сотрудником компании, физические лица и заказчики с иным статусом? В основе сотрудничества договор гражданско-правового характера (ГПХ), который устанавливает четкие границы ответственности и обязательства сторон.
Действующее законодательство не устанавливает унифицированной формы для плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Главное — подробное описание существенных условий соглашения. Необходимо четко определить сроки выполнения работ, размер вознаграждения, ответственность сторон и иные условия, что позволит свести к минимуму потенциальные разногласия и споры.
ГПХ обычно заключается на определенный срок, например, на один год. Если стороны намерены продолжать сотрудничество, соглашение может быть продлено на новый период. Основание для выплаты вознаграждения самозанятому — двусторонний акт о приемке выполненных работ или оказанных услуг.
Какие договоры можно заключать с самозанятыми? Подряда, возмездного оказания услуг и авторского заказа. Каждое из этих соглашений имеет определенную специфику выполняемой деятельности и конечный результат.
Для наглядного сравнения основных характеристик различных типов соглашений, применяемых в работе с самозанятыми, предлагается следующая таблица.
Критерий | Подряда | Возмездного оказания услуг | Авторского заказа |
Тип деятельности | Исполнитель выполняет работу. | Предоставление услуг. | Создание произведения, обладающего признаками авторства. |
Результат | Предполагает материальный результат — физический объект. | Результат неотделим от процесса оказания услуги. | Создание уникального творческого продукта, такого как логотип, персонаж, литературное произведение. |
Сфера применения | Подходит для взаимодействия со специалистами в области строительства, ремонта автомобилей, пошива одежды, а также в сфере разработки программного обеспечения. | Применяется при сотрудничестве с репетиторами, маркетологами, организаторами мероприятий, консультантами. | Заключается с художниками, редакторами, фотографами, дизайнерами и другими творческими специалистами. |
Правильный выбор типа соглашения на выполнение работ с самозанятым в зависимости от характера выполняемой работы или предоставляемой услуги позволит четко определить права и обязанности сторон, а также минимизировать потенциальные риски и споры.
Условия и порядок заключения договора с самозанятым
Условия заключения соглашения с самозанятыми гражданами отличаются в зависимости от того, какой статус имеет налогоплательщик по отношению к заказчику. Закон устанавливает определенные ограничения для заключения договоров с самозанятыми лицами, особенно если ранее они состояли в штате организации.
Согласно действующему законодательству, организация вправе работать с бывшим сотрудником, получившим статус самозанятого, только по истечении двух полных лет с момента его увольнения.
Если с момента увольнения сотрудника прошло менее двух лет, заключение с ним договора становится невозможным. Статья 6 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018 прямо запрещает подобные договорные отношения.
Какие условия заключения договора с самозанятым, если это действующий сотрудник? С таким гражданином закон допускает только заключение договора ГПХ как с обычным физическим лицом, даже если деятельность никак не перекликается с основной работой.
Как заключить договор с самозанятым, если он ИП? Индивидуальный предприниматель (ИП) может зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Если ранее с таким предпринимателем был заключен договор гражданско-правового характера (ГПХ), перезаключение этого документа не является обязательным.
Стороны могут продолжить сотрудничество в рамках существующего соглашения, однако возможно также его перезаключение или составление дополнительного соглашения, в котором следует учесть определенные условия.
К числу таких условий относится обязательство самозанятого предоставлять чеки, сформированные в приложении «Мой налог», а также установление штрафа на случай утраты исполнителем статуса плательщика НПД в результате превышения установленного лимита по доходам.
Перезаключение соглашения становится необходимым при изменении существенных условий. Например, если до перехода на самозанятость ИП был плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), требуется пересмотреть и урегулировать новую цену без учета НДС.
Как оформить договор с самозанятым:
- Проверка регистрации исполнителя в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Для этой цели используются официальные ресурсы ФНС. Это бесплатно. Для выполнения проверки необходимо ввести индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) исполнителя, а также указать дату, на которую необходимо определить статус. Если ФНС регистрацию подтвердила, с исполнителем можно заключать ГПХ. Заказчик может быть уверен, что чеки поступают в налоговую и имеют юридическую силу.
- Истребование необходимой документации для корректного составления и заключения договора. Какие данные нужны для договора с самозанятым:
- Паспортные данные. Копия или скан-изображение страниц паспорта гражданина с основными сведениями и адресом регистрации.
- Подтверждение статуса НПД. Скриншот с официального сайта ФНС, содержащий информацию о статусе самозанятого на момент подписания документа.
- Идентификационный номер налогоплательщика. Копия или скан-изображение ИНН.
- Контактные данные. Номер телефона для связи.
- Адрес электронной почты для оперативной коммуникации.
- Полные банковские реквизиты, включая название банка, банковский идентификационный код (БИК), ИНН банка, корреспондентский счет и расчетный счет получателя денежных средств.
- Адрес фактического проживания. Для направления оригинала на подпись (в случае, если использование электронной подписи не предусмотрено).
- Разработка договора. Тут необходимо определить тип документа, включить в текст все необходимые условия, которые направлены на защиту прав и законных интересов обеих сторон. Формулировки должны быть четкие и однозначные, касаться сроков выполнения работ или оказания услуг, стоимости, порядка расчетов, а также ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств.
Следование описанным шагам позволит свести к минимуму возможные риски и гарантирует успешную реализацию прав и обязательств сторон.
Как составить договор с самозанятым: образец
Рассмотрим пример договора с самозанятым, на основании которого легко составить тот, что подходит для конкретной ситуации. Тут важно учитывать все особенности.
Образец договора с самозанятым на выполнение работ:
- Преамбула. Тут нужно указать, кто выступает в роли заказчика (юридическое лицо, компания либо представитель организации), и что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД).
- Предмет договора. Тут подробно описываются услуги, которые оказывает гражданин, или товары, которые он производит. Уточнить, что услуги считаются оказанными после подписания сторонами акта об оказании услуг. Указать сроки выполнения и адрес, где трудится исполнитель.
- Права и обязанности сторон. Здесь необходимо прописать обязанности исполнителя, в частности, обязанность передать заказчику чек, сформированный через приложение «Мой налог», а также самостоятельно уплачивать налог на полученный доход. А также обязанности заказчика своевременно вносить оплату за проделанную работу.
- Порядок проведения расчетов. Указывается конкретная сумма вознаграждения, а также порядок и сроки осуществления платежей. Оплата может быть произведена как частично, так и полностью по завершении услуги.
- Ответственность сторон. Важно указать ответственность исполнителя за недостатки в выполненной работе, а также за невыдачу чека, что может повлечь санкции со стороны налоговых органов.
- Порядок изменения и расторжения. Должны быть прописаны условия, при которых возможно внесение изменений в условия договора или его прекращение.
- Срок действия документа.
- Заключительные положения. Необходимо указать адреса, банковские реквизиты и подписи сторон, подтверждающие согласие с условиями договора. Оформление документа должно производиться в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
После подписания документа у гражданина возникает прямая обязанность передавать чек заказчику. Если чек не был передан, можно пожаловаться в налоговую. При отсутствии его в приложении налоговая может начислить штраф до 20% от заработанной суммы.
Можно ли удаленно заключить и подписать договор с самозанятым
Как подписать договор с самозанятым дистанционно, если личная встреча невозможна? Такая практика довольно распространена с учетом отсутствия географической привязки исполнителя.
Способы дистанционного заключения договора с самозанятым:
- Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП является аналогом собственноручной подписи и подтверждает, что электронный документ имеет юридическую силу. Применение ЭЦП позволяет сторонам подписывать документы дистанционно, без необходимости личной встречи или пересылки бумажных документов.
- Обмен бумажными оригиналами посредством почтовой или курьерской доставки. В случае отсутствия электронной цифровой подписи у одной или обеих сторон договор может быть заключен путем обмена бумажными оригиналами. Этот метод предполагает, что каждая из сторон подписывает свой экземпляр документа и направляет его контрагенту по почте или с помощью курьерской службы.
- Обмен отсканированными копиями с последующим признанием их юридической силы. Допустимо заключение договора посредством обмена отсканированными копиями документов по электронной почте. Чтобы такой документ имел юридическую силу, необходимо зафиксировать это в тексте договора. То есть должно присутствовать условие о признании отсканированной копии равнозначной оригиналу.
Выбор конкретного способа зависит от наличия у сторон электронной цифровой подписи, временных ресурсов, приоритетов и степени доверия между сторонами.
Действия после заключения договора с самозанятым
Особенности договора с самозанятым предусматривают определенные действия после его заключения. Заказчик должен составить акт выполненных работ или оказания услуг. Акт служит доказательством отсутствия претензий со стороны заказчика к качеству, объёму и срокам выполнения обязательств.
Документ должен содержать подробную информацию о сторонах соглашения, перечень оказанных услуг, их общую стоимость и дату приемки. Акт подписывается обеими сторонами, тем самым подтверждая факт выполнения работ/услуг в полном объеме и отсутствие взаимных претензий.
Также от плательщика НПД заказчик должен получить чек, который сформирован в приложении «Мой налог». Он является основным документом, подтверждающим факт оплаты услуг. Наличие чека обязательно для заказчика. Этот документ служит основанием для включения расходов по договору в бухгалтерский учет.
Самозанятый обязан передать чек заказчику не позднее момента расчета. Заказчик должен убедиться, что чек получен. Отсутствие чека влечет за собой невозможность подтвердить расходы, что чревато претензиями со стороны налоговых органов.
Компаниям выгодно работать с плательщиком НПД, так как это требует минимума формальностей. Нет необходимости оформлять множество документов и уплачивать лишние налоги. Главное — строго соблюдать законодательные требования.