Как получить льготный заем от работодателя в 2024 году: налоговый учет

В соответствии с законодательством России, профессиональную деятельность по выдаче потребительских займов могут осуществлять только специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию. Таковыми являются банки, МФО, ломбарды. Во всех остальных случаях кредитование граждан является незаконной операцией, за ее проведение предусмотрен административный штраф.

Но если работодатель предоставляет заем своему работнику, это не считается профессиональной деятельностью. Так что такой вид займов является легальным, и на него не накладываются ограничения.

Как оформить заем от работодателя

В соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации договор займа обязательно заключается письменно при любой сумме займа, если работодателем является организация, и для займов свыше 10 тысяч рублей, если работодатель – индивидуальный предприниматель (ИП).

Такой договор имеет особенности:

• способ передачи денег может быть любым – наличным и безналичным;
• договор с ИП вступает в силу только после передачи одолженной суммы работнику и написания соответствующей расписки.

Законодательство допускает письменный договор займа с ИП и на сумму меньше 10 тысяч рублей. Заключая договор на небольшие суммы, предприниматели защищают себя от невозврата средств работником.

Договор займа денег у работодателя должен содержать следующие пункты:

1. Сумма займа.
2. Срок возврата. Если срок в договоре не указан, работник обязан вернуть одолженные деньги в 30-дневный срок с момента, когда работодатель в письменной форме потребует вернуть долг.
3. Порядок возврата денег: единовременно или частями, наличными в кассу, безналичным перечислением или удержанием с зарплаты. Правила об ограничении в 20% или 50% от зарплаты на займы не распространяются, поэтому стороны договора заранее определяют, какую сумму работник будет выплачивать ежемесячно, хоть 100% – нарушения законодательства в этом случае не будет.
4. Процентная ставка по займу. Если это условие не прописано, ставка принимается равной ключевой ставке Центрального Банка РФ на момент заключения договора.
5. Как начисляются проценты. Здесь определяют, какой день будет считаться первым – день, когда заем выдан, или следующий за ним. Также указывают последний день начисления процентов, день окончательного расчета или предыдущий.
6. Реквизиты сторон.

Договор подписывают обе стороны собственноручно.

Налогообложение займа работнику

Работодатель, предоставивший работнику заем, основную сумму долга не учитывает ни как в расходах при выдаче, ни в доходах при его погашении. Учитываются в доходах только проценты по займу.

Как учитывают проценты по займу:

1. По общей системе налогообложения (ОСН) – ежемесячно на последнее число каждого месяца и на дату полного расчета по долгу. При этом в день выдачи в расчет не входит, а только день возврата средств. Дата уплаты процентов значения не имеет.
2. По упрощенной системе налогообложения (УСН) при кассовом методе учет производят в дату, когда работник оплатил проценты.
3. При патентной системе налогообложения доход работодателя от процентов по займу не учитывается. Если ИП использует совмещение патента и УСН, доход облагается налогом только по УСН, а при применении патента и ОСН, на доход от процентов начисляется НДФЛ.

При выдаче займа работнику и возврате денег кассовые чеки пробивать не нужно.

Если работник получил от работодателя беспроцентный или низкопроцентный заем, у него возникает материальная выгода, с которой он должен уплатить налог в размере 35%, если он является резидентом, и 30%, если он не резидент.

Обращаем внимание на то, что с 2024 года освобождение от налога на материальную выгоду отменено.

Расчет налога на матвыгоду ведет работодатель, поскольку он в такой ситуации является налоговым агентом.

Как рассчитывается материальная выгода:

1. Материальная выгода по низкопроцентному займу = Сумма займа * (2/3 ключевой ставки ЦБ минус Ставка по договору займа) * Количество дней пользования займом в месяце/Количество дней в году.
2. Матвыгода по беспроцентному займу = Сумма займа * 2/3 ставки ЦБ * Количество дней пользования займом в месяце/Количество дней в году.

Налоговые вычеты к материальной выгоде, полученной от экономии на процентах, не применяются.

Особенности займа на покупку жилья

Если работодатель выдал своему работнику заем на покупку или строительство жилья под низкий или нулевой процент, при расчете материальной выгоды принимается во внимание наличие у работника права на имущественный налоговый вычет.

Для подтверждения этого вычета сотрудник должен взять в ФНС специальное уведомление. Документ, в котором указываются реквизиты договора займа на приобретение жилья, он представляет работодателю.

В случае, когда у работника нет права на имущественный налоговый вычет, расчет налога на материальную выгоду за счет экономии на процентах производится по методике, приведенной в предыдущем пункте.

Может ли работодатель простить долг

Закон не запрещает работодателю простить долг сотруднику. Однако в этом случае необходимо соблюсти ряд формальностей.

Прежде всего, работодатель должен заключить с работником соглашение о прощении долга и выдать ему соответствующее уведомление. В нем он должен указать дату и номер договора, из которого возник долг, и сведения о прощаемом долге.

К таким сведениям относятся размер «прощенного» долга, вид долга (проценты или основная сумма), период, за который он образовался. Например, работодатель может простить проценты за несколько месяцев или часть долга, которую работник еще не выплатил.

Все эти сведения обязательно прописывают в соглашении, в противном случае будет считаться, что работник полностью освобожден от своего долга (по разъяснению Верховного Суда РФ).

В случае, когда работодатель прощает работнику долг, необходимо учесть следующие нюансы:

1. Прощенный долг нельзя сразу учесть в расходах ни при ОСН, ни при УСН. Делается только через признание долга безнадежным по истечении срока исковой давности – 3 года.
2. Сумма долга, прощенного работнику, является его натуральным доходом и облагается НДФЛ по ставке 13%. Исчисление производится на дату прекращения обязательство по долгу. Сам налог удерживают с ближайшей выплаты зарплаты работнику и сразу перечисляют в бюджет.
3. Страховые взносы на сумму прощенного долга не начисляются, поскольку это происходит вне рамок трудового договора или договора подряда.

Если в течение года работник не получал подарков от работодателя, прощение долга можно оформить как дарение денег. Это позволяет уменьшить  налогооблагаемый доход на сумму, не облагаемую НДФЛ.

Некоторые нюансы беспроцентной сделки

На выдачу работодателем займа работнику Гражданский и Налоговый кодексы не накладывают ограничений. Работодатель сам решает, когда и на каких условиях он может предоставить своему работнику такой заем.

Порядок оформления займа, выдачи денег и возвращения долга регулируются соглашением, которое заключают стороны, и главой 42 Гражданского кодекса. Содержание договора и его форма определяются ст.ст. 807, 808 ГК РФ.

В соглашении обязательно указывают, что заем выдается без процентов. То есть, работодатель выдает работнику деньги и получает их обратно, не извлекая из этого процесса никакой выгоды.

Работник при беспроцентном займе получает материальную выгоду, которая облагается налогом. Расчет налога, его удержание и перечисление в бюджет выполняет работодатель.

Прощенный долг облагается 13% НДФЛ от прощенной суммы. Также облагается налогом заем, который работник не вернул.

С 14 июля 2022 г. на основании Федерального закона от 14.07.2022 №331-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и о приостановлении действия отдельных положений статьи 5.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности»» беспроцентные займы работникам от работодателя на сумму свыше 1 миллиона рублей попадают под контроль Федеральной службы по финансовому мониторингу Российской Федерации (Росфинмониторинг).

Беспроцентный заем, который получает учредитель, облагается налогом на материальную выгоду за счет экономии на процентах на общих основаниях.

Работодатель может выдать заем работнику, при этом ни выдача денег, ни их возврат не влияют на его налоговые обязательства. Налоги начисляются только на проценты по займу. Работодатель вправе простить работнику долг, заключив соответствующее соглашение. При этом прощенный долг считается доходом работника, с которого он платит НДФЛ.